Resolución N

Sumilla : De acuerdo a lo establecido en los artículos 62 y 63 del Reglamento, las Especificaciones Técnicas mínimas deben ser cumplidas por todos los postores para que sus ofertas sean admitidas.

Visto, en sesión de fecha 26 de octubre de 2007 la Primera Sala del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado el Expediente N° 2310/2007.TC, sobre el recurso de apelación presentado por Service J.C.U S.R.L. contra el otorgamiento de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria), convocada para la contratación del servicio de mensajería y encomiendas para las Dependencias Administrativas y Jurisdiccionales del Distrito Judicial de la Libertad; y atendiendo a los siguientes:

1. Mediante aviso publicado el 01 de agosto de 2007 en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), el Poder Judicial – Corte Superior de Justicia de la Libertad, en adelante La Entidad, convocó a la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria) para la contratación del servicio de mensajería y encomiendas para las Dependencias Administrativas y Jurisdiccionales del Distrito Judicial de la Libertad, bajo el sistema de suma alzada y por un valor referencial total ascendente a S/. 19 860,00 Nuevos Soles.

2. El 03 de agosto de 2007, se llevó a cabo el acto de presentación de propuestas técnicas y económicas, en el que se contó con la participación de las empresas Service J.C.U. S.R.L. e Interlace Service S.R.L. Efectuada la evaluación técnica y económica correspondiente, el Comité Especial otorgó la Buena Pro a la empresa Interlace Service, quedando la propuesta de la empresa Service JCU S.R.L. en el segundo lugar. Tales resultados fueron registrados en el SEACE en la misma fecha y se muestran en el siguiente cuadro:

3. Mediante escrito presentado el 16 de mayo de 2007 y subsanado el 20 de agosto de 2007, la empresa Service J.C.U S.R.L., en adelante Service J.C.U. interpuso recurso de apelación contra el otorgamiento de la Buena Pro, argumentando que el postor adjudicatario de la Buena Pro debió ser descalificado pues no cumplió con los términos de referencia solicitados en las Bases.

a) El postor Interlace debió ser descalificado, toda vez que no presentó el sistema de consultas “on line” y página web. Así pues, el numeral 6 de las Bases establece que el postor debe contar con los medios tecnológicos y el sistema y/o software necesarios para la prestación adecuada del servicio, de manera que pueda llevar un correcto registro, monitoreo, control y seguimiento de la correspondencia materia del proceso de selección, que se envían de las distintas dependencias del Poder Judicial, de manera que se pueda verificar por el destinatario. Asimismo, el aludido numeral establece que es necesario que el postor cuente con consultas “on line” del estado de los remitos, de manera que el usuario pueda hacer llegar sus consultas y monitorear su propia documentación para comprobar la entrega. Finalmente, las Bases solicitan textualmente: “Nota: indicar nombre, versión de software y página web”

b) Es decir, en los términos de referencia del Anexo 01 de las Bases se estableció que para la adecuada prestación del servicio, el postor necesariamente debe contar con un sistema de comunicación de última generación, así como también contar con un Sistema de consulta “on line” y página web, de manera que la Corte Superior de La Libertad pueda hacer sus consultas y monitorear su propia documentación para comprobar la entrega, así como poder visualizar por internet la entrega al destinatario.

c) A pesar de la exigencia expresa, la empresa Interlace solamente adjuntó a su propuesta técnica una contrato de franquicia con la empresa Anderson Vasquez y Compañía S.A.C, en cuyo texto no se hace referencia alguna a la página web y sistema de consulta on line que permita el rastreo de envíos.

d) En ese sentido, en aplicación de lo establecido en el artículo 63 del Reglamento de la Ley debió descalificarse la propuesta de Interlace, puesto que el contrato que obra en los folios 61 al 71 de su oferta que lleva el título “Copia de franquicia donde autoriza el uso de la marca, logo, página web y software” no resulta idóneo para acreditar los términos de referencia en cuestión, en tanto que de la lectura de dicho contrato no se advierte que se señale página web o el respectivo dominio para el rastreo de envíos.

4. Mediante decreto de fecha 21 de agosto de 2007, se admitió a trámite el recurso de apelación presentado y se corrió traslado a la Entidad, a fin que remita los antecedentes administrativos en el plazo de 3 días.

5. Considerando que el plazo otorgado a la Entidad para remitir la documentación de la impugnación venció el 04 de setiembre de 2007, mediante decreto de fecha 12 de setiembre de 2007 se reiteró a la Entidad a fin que remita los antecedentes solicitados, comunicando ese hecho al Órgano de Control Institucional.

6. Mediante Oficio Nº 2974-2007-P-CSJLL/PJ presentado el 27 de setiembre de 2007, la Entidad remitió los antecedentes administrativos requeridos y señaló domicilio procesal en la Ciudad de Lima.

7. Mediante decreto de fecha 25 de setiembre de 2007, se remitió el expediente a la Primera Sala del Tribunal.

8. El 18 de octubre de 2007, se llevó a cabo la Audiencia Pública con la participación del Impugnante.

9. Mediante decreto de fecha 19 de octubre de 2007, se declaró el expediente listo para resolver con la documentación que obra en el expediente.

1. Es materia del presente recurso de apelación, la reclamación formulada por la empresa SERVICE J.C.U. S.R.L. contra el otorgamiento de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria), convocada por el Poder Judicial – Corte Superior de La Libertad y adjudicada a favor de la empresa Interlace Service S.R.L.

2. El Impugnante ha manifestado que el Comité Especial adjudicó indebidamente la Buena Pro del presente proceso de selección a la empresa Interlace Service S.R.L., en adelante Interlace, toda vez que dicho postor no cumplió con los términos de referencia del servicio objeto de la convocatoria.

3. Así pues, indicó el recurrente que no obstante que en el numeral 6 de las Bases se requirió que los postores cuenten con página web y el sistema de consultas “on line” para la verificación del estado de los envíos, el postor adjudicatario de la Buena Pro consignó en su propuesta técnica la página web y el “Sistema de control de operaciones” de propiedad de la empresa Anderson Vásquez y Compañía S.A.C. que no participa en consorcio con él, señalando que se encuentra autorizada al uso de dicho sistema y software, en virtud del Contrato de franquicia y cláusula especial de asociación celebrado en el año 2004, en él además no se aprecia que Anderson Vásquez y Compañía S.A.C. le haya concedido a Interlace el uso de su página web www.olvacourier.com.

4. A efectos de resolver la controversia planteada debe tenerse presente, como marco referencial, que las Bases constituyen las reglas del proceso de selección y es en función a ellas que se debe efectuar la calificación y evaluación de las propuestas, conforme a lo dispuesto en el artículo 25 del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM, en adelante La Ley. Asimismo, el artículo 117 del Reglamento de La Ley, en lo sucesivo El Reglamento, dispone que una vez absueltas todas las consultas y/u observaciones, o si las mismas no se han presentado, las Bases quedarán integradas como reglas definitivas.

De acuerdo con los mandatos legales referidos, tanto La Entidad como los postores están obligados a cumplir con lo establecido en las Bases. Aquella, por su parte, tiene la obligación de calificar las propuestas conforme a las especificaciones técnicas y a los criterios objetivos de evaluación detallados en las Bases.

5. Bajo esa premisa, corresponde determinar en la presente instancia si la empresa Interlace cumplió con los Términos de Referencia del servicio requerido por la Entidad y en función de ello revocar o ratificar la decisión de la Entidad de otorgar la Buena Pro a su favor.

6. El Impugnante ha señalado que el sistema de consultas “on line” y la página web ofertadas no son de propiedad del postor Interlace sino de Anderson Vasquez y Compañía S.A.C. (OLVA COURIER) que no ha participado como postor en el presente proceso de selección.

7. En torno a ese asunto y a fin de resolver la controversia es necesario señalar que de acuerdo a lo establecido en el Anexo I – Anexo de Definiciones del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en adelante El Reglamento, los Términos de Referencia es la Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios.

8. Asimismo, conforme a lo previsto por el artículo 12º de la Ley y el artículo 28º del Reglamento, la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad es la responsable de definir con precisión la cantidad y las características de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o contratar; para tal efecto, antes de iniciar los procesos de adquisición o contratación, deberá coordinar con las dependencias de las cuales provienen los requerimientos y efectuará estudios de las posibilidades que ofrece el mercado, de modo tal que cuente con la información para la descripción, especificaciones y valor de los bienes, servicios u obras.

9. En ese orden de ideas, la determinación de los Términos de Referencia de los servicios a contratar se realizará en función de las propias necesidades de la Entidad y no en función de las posibilidades de un determinado sector de proveedores, siendo que a través de la determinación de dichos requisitos, la Entidad podrá contratar aquel servicio que corresponda a su real necesidad. Consecuencia de lo expuesto es que, conforme al artículo 63° del Reglamento, el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos o términos de referencia, en el caso de servicios, determinará la admisión de las propuestas, de modo que las que no cumplan con aquéllos deberán ser descalificadas.

10. De la lectura de Anexo Nº 01 de las Bases puede apreciarse que el servicio requerido comprende el envío, recojo, traslado y entrega de la correspondencia[1] y encomiendas a nivel nacional de la Corte Superior de Justicia de La Libertad dirigida a las distintas dependencias que conforman el Poder Judicial, a Instituciones y empresas ubicadas dentro y fuera del radio urbano de las sedes principales, caseríos y dependencias alejadas.

11. En el numeral 1.6 se estableció que necesariamente los postores debían contar con los medios tecnológicos y el sistema y/o software necesarios para la prestación adecuada del servicio, de manera que pueda llevar un correcto registro, monitoreo, control y seguimiento de la correspondencia materia del presente proceso de selección que se enviará a las distintas Instituciones y dependencias del Poder Judicial. Seguidamente, se señaló que los postores debían registrar a través de su software información concerniente al tipo y número de documento, remitente y destinatario. Además debían indicar el medio con que brindarán los reportes o actas de consolidación de remitos, ya sea en medio escrito, por diskette o por e-mail a los usuarios respectivos.

a) Consultas “on line”del estado de los remitos, de manera que el usuario pueda hacer sus consultas y monitorear su propia documentación para comprobar la entrega. De preferencia que se pueda visualizar por internet la entrega al destinatario.

b) Entrega de reportes de acuerdo a las necesidades que requiera el Departamento de Logística.

c) Envíos urgentes de carácter excepcional para ser entregados en el tiempo más breve.

13. De la revisión de la propuesta técnica del postor Interlace puede verificarse que en el folio 10 de su oferta señaló lo siguiente:

14. Asimismo, en los folios 61 al 71 obra un contrato de franquicia celebrado entre Interlace y la empresa Anderson Vásquez y Compañía S.A.C., propietaria de la marca Olva Courier, a través del cual la última de las nombradas autoriza a Interlace al uso del sistema de funcionamiento operativo denominado “Sistema de Control de Operaciones” y el Software correspondiente en la ejecución del servicio postal, el cual de acuerdo a lo establecido en el primer numeral del contrato se encuentra plasmado en un software que contiene el diseño, programación, implantación y documentación necesaria para brindar un efectivo sistema de control de todas las operaciones que se realizan al prestar los servicios de mensajería en el ámbito nacional.

15. Como se advierte, el postor INTERLACE ha declarado que el sistema de consultas on line y la web www.olva.com.pe que sería el software necesario para seguimiento de los envíos durante la ejecución del servicio es de propiedad de la empresa OLVA COURIER; sin embargo la empresa Interlace no participa en el presente proceso de selección en consorcio con OLVA, por lo que mantener dicho software no sería de obligación de ésta para con la Entidad. En otras palabras, el software declarado identifica a una tercera empresa, la cual no ha manifestado su interés de participar en el proceso de selección controvertido.

16. Por tanto, aún cuando OLVA e INTERLACE acreditaron la existencia de un vínculo contractual, cualquier discrepancia entre dichas empresas podría afectar el servicio de web o el de consultas on line, sin posibilidad de que la Entidad reclame a OLVA por la inejecución de dicha obligación. Visto de ese modo, INTERLACE ofrecería la promesa de la obligación o del hecho de un tercero (OLVA), modalidad de oferta que no está prevista en Bases del proceso de selección, en la que el oferente (individual o consorciadamente) debe obligarse directamente y por ende asumir la responsabilidad de la ejecución del servicio conforme a las condiciones ofertadas por él.

17. En virtud de lo expuesto, se concluye que la propuesta formulada por Interlace no cumple con los Términos de Referencia establecidos en el Anexo 01 de las Bases, y por ende corresponde revocar la Buena Pro otorgada a su favor y adjudicársela al Impugnante al haber obtenido el segundo lugar en el orden de prelación.

18. Por otro lado, de la revisión de la Resolución Nº 2771-2007.TC emitida por este Tribunal el 16 de octubre de 2007 se advierte que La Entidad convocó a la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 018-2007-CEP-CSJLL-PJ para la contratación del Servicio de mensajería y encomiendas para sus dependencias administrativas y jurisdiccionales, por el plazo de 1 año y habiendo quedado consentida la Buena Pro de dicho proceso de selección se procederá a suscribir el contrato correspondiente.

19. Además, mediante Oficio Nº 089-2007-CEP-CSJLL-PJ de fecha 23 de octubre de 2007, La Entidad informó que habiendo quedado consentida la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 018-2007-CEP-CSJLL-PJ y el presente proceso de selección ha sido convocado con la misma finalidad pero por un plazo de 1 mes, ya no sería necesario la suscripción del contrato con el eventual ganador de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria).

20. La situación antes descrita constituye un indicio que la Entidad habría convocado 2 procesos de selección para la contratación del mismo servicio pero con plazos distintos, con el consiguiente gasto innecesario de recursos puesto que una eficiente planificación conjunta de los procesos de selección no habría generado una duplicidad de convocatorias. Por tanto, corresponde comunicar tales hechos al Titular de la Entidad y al Órgano de Control Institucional para que en cumplimiento de las facultades reconocidas por ley verifiquen que no se esté incurriendo en la prohibición establecida en el artículo 18 del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y las actuaciones de los funcionarios encargados de las adquisiciones se ajusten a las normas vigentes y a los Principios que inspiran la contratación estatal.

21. En virtud de lo expuesto en los párrafos precedentes y en aplicación de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 163 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, corresponde declarar fundado el recurso de apelación promovido por la empresa Service J.C.U. S.R.L. contra el otorgamiento de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria), convocada por el Poder Judicial – Corte Superior de La Libertad para la contratación del servicio de mensajería y encomiendas para las Dependencias Administrativas y Jurisdiccionales del Distrito Judicial de la Libertad.

Por estos fundamentos, de conformidad con el informe del Vocal Ponente Dr. Carlos Cabieses López y la intervención de los señores Vocales Dr. Derik Latorre Boza y Dr. Victor Manuel Rodríguez Buitrón atendiendo a la reconformación de la Primera Sala del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, dispuesta mediante Resolución Nº 279-2007-CONSUCODE/PRE, expedida el 21 de mayo de 2007 y en ejercicio de las facultades conferidas en los artículos 53, 59 y 61 del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, el artículo 163 de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, y los artículos 17° y 18° del Reglamento de Organización y Funciones del CONSUCODE, aprobado por Decreto Supremo № 054-2007-EF; analizados los antecedentes y luego de agotado el debate correspondiente, por unanimidad;

[1] Toda documentación que tramiten las dependencias de la Corte Superior de Justicia de La Libertad, incluyendo encomiendas, las mismas que tienen un peso aproximado que fluctúa entre los 0.5 Kg. y 30 Kilos como máximo.

1. Declarar fundado el recurso de apelación interpuesto por la empresa Service J.C.U. S.R.L. contra el otorgamiento de la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria), convocada por el Poder Judicial – Corte Superior de La Libertad para la contratación del servicio de mensajería y encomiendas para las Dependencias Administrativas y Jurisdiccionales del Distrito Judicial de la Libertad, por los fundamentos expuestos.

2. Revocar la Buena Pro de la Adjudicación de Menor Cuantía Nº 022-2007-CEP-CSJLL-PJ (Tercera Convocatoria) otorgada a favor de Interlace Service S.R.L. y adjudicársela favor de Service J.C.U. S.R.L., por los fundamentos expuestos.

3. Comunicar los hechos expuestos en los numerales 18, 19 y 20 de la presente Resolución al Titular de la Entidad y al Órgano de Control Institucional de la Entidad, a fin que en cumplimiento de las facultades reconocidas por ley, procedan conforme a lo indicado y de ser el caso, adopten las medidas correctivas pertinentes.

4. Disponer la devolución de la garantía presentada por la empresa Service J.C.U. S.R.L. para la interposición de su recurso de apelación.

5. Disponer la devolución de los antecedentes administrativos a la Entidad, la cual deberá recabarlos en la Mesa de partes del Tribunal dentro del plazo de 30 días calendario de emitida la presente resolución; debiendo autorizar por escrito a la persona que realizará dicha diligencia, conforme a lo dispuesto en el numeral 5 de la parte V. Disposiciones Generales de la Directiva N.º 013-2007/CONSUCODE7PRE.