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DIRECTIVA Nº 005-2003/CONSUCODE/PRE
Uniformizar
los criterios para la elaboración y remisión de los Planes
Anuales de Adquisiciones y Contrataciones de las Entidades
del Sector Público bajo el ámbito de aplicación de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como
facilitar la transferencia de la información
correspondiente al Consejo Superior de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado – CONSUCODE, en cumplimiento de
la normativa vigente. II)
OBJETO Precisar
las obligaciones de las Entidades del Sector Público bajo
el ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado respecto de la elaboración,
contenido, aprobación, modificación, remisión, registro,
difusión, ejecución y supervisión de los Planes Anuales
de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - PAACs, así
como las sanciones por su incumplimiento. III)
ALCANCE La
presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todas
las Entidades del Sector Público comprendidas en el artículo
2° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. IV)
BASE LEGAL
V)
DISPOSICIONES GENERALES
El
cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva
constituye responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda.
Dichos funcionarios no podrán eximirse de responsabilidad
aun cuando la función de aprobación del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones - PAAC haya sido delegada.
Dicho
PAAC deberá precisar, entre otros, su valor estimado, el
tipo de moneda, la fuente de financiamiento, una síntesis
de las Especificaciones Técnicas, el código CIIU, el tipo
de proceso de selección que se convocaría para su
contratación, la fecha probable de la convocatoria, así
como el órgano u organismo, de ser el caso, encargado de
llevar a cabo el proceso de selección, conforme al Anexo Nº
1 de la presente Directiva.
Asimismo,
conforme a lo dispuesto por el último párrafo del artículo
23º de la Ley, así como por el artículo 31º de la Ley
Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2004,
las Entidades, a través de la celebración de convenios
interinstitucionales, podrán encargar a otras Entidades del
Sector Público la realización de sus procesos de selección,
sea que dichos Convenios tengan o no por objeto la realización
de contrataciones o compras corporativas.
VI) DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
El
Titular del Pliego, la máxima autoridad administrativa o el
órgano o funcionario en el que se haya encargado tal
responsabilidad establecerá el plazo máximo dentro del
cual las diversas dependencias o áreas usuarias presentarán
a la dependencia responsable de la planificación de los
procesos de selección, su respectivo cuadro de
requerimientos para la adquisición o contratación de
bienes, servicios, incluidos los de consultoría, y obras,
señalando sus prioridades, la oportunidad de su contratación
o adquisición y un perfil genérico de las especificaciones
técnicas. Los órganos desconcentrados u otros órganos funcionales que, de acuerdo a la normativa, puedan adquirir o contratar directamente, elaborarán en el mismo plazo, su correspondiente Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, a través de su respectiva dependencia responsable de planificar los procesos de selección. La
dependencia responsable de planificar los procesos de
selección deberá procesar y consolidar los requerimientos
de todas las dependencias de la Entidad y elaborar el PAAC,
teniendo en cuenta las funciones propias de la Entidad, en
armonía con las metas institucionales propuestas y
respetando el presupuesto institucional aprobado. Para
tal efecto, dicha dependencia deberá obtener de la Oficina
de Presupuesto de la Entidad o la que haga sus veces la
conformidad respecto de la efectiva existencia de recursos,
conforme al presupuesto institucional aprobado, para el pago
de las obligaciones que, durante el ejercicio presupuestal,
se generen por los contratos que se celebren como
consecuencia de la realización de los procesos de selección
previstos en dicho PAAC. En
el caso que las obligaciones de pago a cargo de las
Entidades se devenguen en el siguiente ejercicio
presupuestal, sea porque los contratos de las que se derivan
tengan un plazo de ejecución que exceda el ejercicio fiscal
correspondiente a aquél en que se convocó el proceso o
porque dicho plazo de ejecución recién se inicie en el
siguiente ejercicio presupuestal, la dependencia encargada
de la planificación de los procesos de selección deberá
obtener de la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que
haga sus veces el compromiso que ha efectuado o efectuará
las acciones necesarias que, a su nivel, le competen para
que los recursos necesarios para el pago de dichas
obligaciones se incluyan en el proyecto de presupuesto de su
Entidad para el siguiente ejercicio presupuestal que es
remitido a su Pliego o a la Dirección Nacional de
Presupuesto Público. El
funcionario encargado de la Oficina de Presupuesto de la
Entidad o la que haga sus veces que haya suscrito los
compromisos a que hacen referencia los dos (2) párrafos
precedentes responde directamente por la veracidad de su
contenido. Para
los efectos de la consolidación y preparación de los
cuadros de requerimientos, la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones de la Entidad, en coordinación
con cada una de las dependencias de las cuales provienen los
requerimientos (también llamadas áreas usuarias), deberá
efectuar los estudios de las posibilidades que ofrece el
mercado, con la finalidad de definir con precisión la
descripción, la cantidad, las características y las
especificaciones de los bienes, servicios y obras que van a
adquirirse o contratarse, así como sus valores estimados,
la disponibilidad de los recursos y el tipo de proceso de
selección mediante el cual se realizará. El
PAAC será elaborado incluyendo información general de la
Entidad y específica de los procesos de selección
previstos, de acuerdo al formato contenido en el Anexo Nº 1
de la presente Directiva, el
mismo que, además, se encuentra a su disposición en la página
electrónica del CONSUCODE: http:\\www.consucode.gob.pe.
El
PAAC considerará todas las adquisiciones y contrataciones
cuyos procesos de selección, sea que se trate de
licitaciones públicas, concursos públicos o adjudicaciones
directas públicas o selectivas, se convocarán durante el
correspondiente ejercicio presupuestal. El
PAAC incluirá los procesos de selección que se realizarán
por otras Entidades del Sector Público como consecuencia de
un encargo, sea que éste tenga o no por objeto la realización
de contrataciones o compras corporativas, así como aquellas
que se realicen a través de la Bolsa de Productos, dentro
del marco de convenios internacionales, bajo el Sistema de
Evaluación Internacional de Procesos y/o aquellas que
tengan financiamiento externo y se encuentren comprendidas
en el artículo 49° de la Ley de Gestión Presupuestaria
del Estado. En
el caso de los procesos de selección bajo la modalidad de
encargo, la Entidad que encarga mantendrá dichos procesos
dentro de su PAAC sólo si el presupuesto para su realización
y para la ejecución del contrato que de él se derive se
mantenga dentro de su presupuesto institucional y no medie
transferencia presupuestal a la Entidad encargada,
permaneciendo como meta institucional de la Entidad que
encarga. De lo contrario, la Entidad que encarga deberá
excluirla de su PAAC y la Entidad encargada deberá
incluirla en el suyo. En
el caso de los procesos de selección que se realicen ya sea
a través de la Bolsa de Productos, dentro del marco de
convenios internacionales, bajo el Sistema de Evaluación
Internacional de procesos y/o tengan financiamiento externo
y se encuentren comprendidas en el artículo 49° de la Ley
de Gestión Presupuestaria del Estado, la Entidad incluirá
dichos procesos sólo si el presupuesto o valor referencial
estimado supondría, para ella, la realización de una
licitación pública, concurso público o adjudicación
directa pública o selectiva conforme a la normativa de
contratación pública regulada por la Ley. Los
procesos de selección se determinarán y programarán
dependiendo del bien, servicio u obra a adquirirse o
contratarse, de su valor referencial estimado y de su lugar
de elaboración y/o producción o del lugar de ubicación de
las oficinas del proveedor, según sea el caso. El
PAAC deberá contener, obligatoriamente, las licitaciones y
concursos públicos, así como las adjudicaciones directas públicas
y selectivas que se convocarán en el año fiscal, aun
cuando se trate de una segunda convocatoria o una posterior.
Opcionalmente, dicho PAAC podrá incluir las adjudicaciones
de menor cuantía programables o que puedan ser previstas a
la fecha de su elaboración. La
información que a continuación se detalla será
registrada, conforme al Anexo Nº 1 de la presente
Directiva, en forma ordenada, correlativa y sistematizada: INFORMACIÓN GENERAL: A)
Año al que pertenece el PAAC
reportado. B) Nombre completo de la Entidad que reporta. C)
Siglas de la Entidad que reporta. D) Registro Único de Contribuyente – RUC, según los
registros de la Superintendencia Nacional de Administración
Tributaria – SUNAT. E) Nombre del Pliego al que
pertenece la Entidad. F)
Número de Unidad Ejecutora que corresponde a la
Entidad, de ser el caso. G)
Instrumento que aprueba o modifica el PAAC y que
sustenta el PAAC remitido. INFORMACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES:
El
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC deberá
ser aprobado mediante instrumento emitido por el Titular del
Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad,
según corresponda. Sin embargo, dicha atribución puede ser
delegada, mediante resolución expresa, a otro órgano o
funcionario, de acuerdo con las normas de organización
interna de cada Entidad. El
órgano o funcionario competente deberá aprobar el PAAC
dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la
fecha de la aprobación del Presupuesto Institucional de
Apertura. Las
Entidades sólo pueden convocar y efectuar las licitaciones
públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas
y selectivas, que hayan sido previamente programadas y se
encuentran incluidas en el PAAC, con excepción de las
adjudicaciones de menor cuantía. La
convocatoria y/o realización de cualquier licitación pública,
concurso público y/o adjudicación directa que haya sido
efectuada sin la previa aprobación del PAAC correspondiente
al ejercicio presupuestal en curso o que no haya sido
programada e incluida en el referido PAAC carece de validez
legal alguna. Dicha exigencia no es regularizable en ningún
caso, bajo responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda.
El instrumento que aprueba el PAAC deberá publicarse en el Diario Oficial "El Peruano", dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación. La
parte resolutiva del instrumento que aprueba el PAAC deberá
designar, en forma expresa, al órgano o funcionario
encargado del cumplimiento de dicha publicación. En su
defecto, la publicación estará a cargo de la dependencia
responsable de la planificación de los procesos de selección. La
parte resolutiva del instrumento que apruebe el PAAC deberá
indicar la dirección o direcciones donde éste puede ser
revisado y/o adquirido y el costo de su reproducción.
El
PAAC deberá ser remitido al CONSUCODE en su integridad y en
los formatos que forman parte de la presente Directiva,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su
aprobación. El
CONSUCODE facilitará los mecanismos para que cada Entidad
ingrese directamente y/o remita la información contenida en
su PAAC a través del Sistema de Información sobre
Adquisiciones y Contrataciones del Estado, así como
difundirá dicha información a través de su página electrónica. Del
mismo modo, copia del PAAC deberá remitirse a PROMPYME, por
los medios de comunicación que ella establezca, en el plazo
de diez (10) días hábiles contados desde su aprobación. Adicionalmente,
el PAAC deberá estar a disposición de los interesados en
la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad y en su página electrónica,
si la tuviere. Cualquier interesado podrá adquirir revisar
y/o adquirir copia del PAAC al precio de costo de reproducción
en la dirección o direcciones señaladas en el instrumento
que lo aprueba.
La
información contenida en el PAAC deberá remitirse al
CONSUCODE en forma electrónica en el formato contenido en
el Anexo Nº 1 de la presente Directiva a través del
Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, al
cual se puede acceder a través de la página electrónica
del CONSUCODE: http:\\www.consucode.gob.pe. A
fin de remitir la información sobre el PAAC a través del
Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, la Entidad debe tramitar ante el CONSUCODE la
creación de un usuario para el acceso al Sistema de
Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del
Estado. A tal efecto, el Titular del Pliego, la máxima
autoridad administrativa o el órgano o funcionario que
cuenta con facultades para la aprobación del PAAC, deberá
remitir al CONSUCODE el nombre, cargo, teléfono, fax y
correo electrónico de la persona responsable de la remisión
de la información señalada. En respuesta, CONSUCODE
notificará al correo electrónico indicado el usuario y
contraseña inicial para la persona designada. Una
vez efectuada la remisión de la información sobre el PAAC
a través del Sistema de Información sobre Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no será necesaria la remisión de
dicha información por medio escrito.
Excepcionalmente,
en caso de imposibilidad para realizar el envío de la
información sobre el PAAC por vía electrónica a través
del Sistema de Información sobre Contrataciones y
Adquisiciones del Estado,
la Entidad podrá remitirla por medio magnético
(disquete de 3½"), siempre en el formato contenido en
el Anexo Nº 1 de la presente Directiva, sin perjuicio de
acompañar el documento físico respectivo que acredite la
veracidad de lo indicado en los archivos digitales,
debidamente visado por el órgano o funcionario que aprobó
dicho PAAC, así como la autorización del CONSUCODE
conforme a lo señalado en el párrafo subsiguiente. La
excepción prevista en el párrafo precedente únicamente es
aplicable para las Municipalidades Distritales ubicadas
fuera de las provincias de Lima y Callao previa aprobación
por escrito del CONSUCODE. A tal efecto, la Entidad deberá
remitir una solicitud suscrita por el Alcalde Distrital en
la que señale, bajo responsabilidad, la imposibilidad de su
representada de acceder directa o indirectamente a Internet,
su domicilio y un número de fax a los que se remitirá
cualquier documentación. CONSUCODE evaluará en cada caso
la procedencia de la solicitud y remitirá una comunicación
en la que autorice la remisión de la información sobre el
PAAC por medio magnético. La sola remisión de la solicitud
por parte de la Municipalidad no supone su aceptación por
el CONSUCODE. La
remisión de la información sobre el PAAC, así como su
correspondiente actualización cada vez que se produzca una
modificación, es responsabilidad del Titular del Pliego
Presupuestario o de la máxima autoridad administrativa de
la Entidad, según corresponda, así como del funcionario
que hubiese solicitado la creación de un usuario y de aquél
que hubiera remitido la correspondiente información. La
información del PAAC remitida por las Entidades al
CONSUCODE, tiene el carácter de declaración jurada y está
sujeto a las responsabilidades legales correspondientes. La
simple presentación de la mencionada información no
implica la convalidación o conformidad de la información
reportada que no se ciña a lo dispuesto en la presente
Directiva. En
el caso de la información del PAAC que sea remitida por
medio magnético acompañada del documento físico, la
Oficina de Trámite Documentario del CONSUCODE verificará
el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva,
observando, de ser el caso, los PAACs que no se ajusten a
ella a través de un sello en el cargo de recepción del
documento en el que se indicará sus deficiencias, otorgando
a la Entidad remitente un plazo de dos (2) días hábiles
para su subsanación, bajo apercibimiento de tener por no
presentada dicha información, conforme a lo dispuesto por
el artículo 125º de la Ley Nº 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General. Una
vez verificado el cumplimento de lo dispuesto en la presente
Directiva, el CONSUCODE difundirá la información remitida
a través de su página electrónica. En
caso de detectarse defectos, omisión y/o fraude en la
información remitida, los funcionarios encargados asumirán
la responsabilidad que les asiste, conforme a la normativa
vigente, sin perjuicio de poner el caso en conocimiento de
la Contraloría General de la República.
El
PAAC podrá ser modificado en cualquier momento, durante el
decurso del ejercicio presupuestal, siempre que se produzca
una reprogramación de las metas institucionales propuestas
o una modificación del presupuesto institucional. Es
de aplicación para toda modificación del PAAC lo dispuesto
en la presente Directiva para el caso de su aprobación, básicamente
en lo referido a su elaboración y contenido, incluyendo lo
relacionado con la verificación del sustento presupuestal
correspondiente, el instrumento de aprobación, los
mecanismos y oportunidad de publicación de dicho
instrumento y de remisión del PAAC al CONSUCODE y a
PROMPYME. En
tal sentido, toda modificación del PAAC, sea por inclusión
y/o exclusión de algún proceso de selección para la
adquisición y/o contratación de bienes, servicios u obras,
deberá ser aprobada, en cualquier caso, mediante
instrumento emitido por el órgano o funcionario en el que
se haya delegado la competencia para la aprobación del
PAAC. En
igual sentido, el PAAC modificado deberá ser remitido al
CONSUCODE, a través de los mismos medios con los que se
remitió el PAAC originalmente aprobado, en su integridad y
en los formatos que forman parte de la presente Directiva,
así como a PROMPYME, dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a su aprobación. De
igual manera, el instrumento que aprueba la modificación
del PAAC deberá publicarse en el Diario Oficial "El
Peruano", dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a la fecha de su aprobación. Lo dispuesto
precedentemente en relación con la publicación del
instrumento que aprueba la modificación del PAAC no será
de aplicación, por excepción, en el caso de las Entidades
que actualicen la información referida a su PAAC a través
del Sistema de Información sobre Contrataciones y
Adquisiciones del Estado dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a su modificación, bastando que, en tales casos,
se remita una comunicación por escrito al CONSUCODE a la
que se adjunte copia del instrumento que aprueba el PAAC,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha
de su aprobación. La recepción de la referida comunicación
por el CONSUCODE dentro del plazo mencionado constituye
condición necesaria para la aplicación de la presente
excepción y consecuente no publicación de la resolución
que modifica el PAAC. En
el caso que el proceso de selección que se convoque no sea
del tipo previsto originalmente en el PAAC debido a que,
conforme a lo dispuesto por el artículo 32º de la Ley, se
deriva de la declaratoria de desierto de uno anterior, o a
que el monto del valor referencial definitivo se ha visto
modificado en un porcentaje no mayor al veinticinco por
ciento (25%), como consecuencia de la elaboración del
estudio de mercado definitivo a que hace referencia el artículo
12º de la Ley, no será necesario modificar el PAAC siempre
que su objeto haya sido clara e inequívocamente previsto en
él, de manera tal que la simple lectura del aviso de
convocatoria permita determinar su previa inclusión en el
PAAC. En
el caso de procesos de selección por ítems que se deriven
de la declaratoria parcial de desierto de uno anterior
convocado también por ítems, y en los que la suma del
valor referencial de los ítems no adjudicados y declarados
desiertos corresponda a un tipo de proceso de selección
distinto del originalmente convocado, no será necesario
modificar el PAAC aun cuando la Entidad opte por convocar
los ítems pendientes de adjudicación mediante un nuevo
tipo de proceso de selección, siempre que su objeto haya
sido clara e inequívocamente previsto en él, de manera tal
que la simple lectura del aviso de convocatoria permita
determinar su previa inclusión en el PAAC. Es
responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda,
y/o del órgano o funcionario encargado de la aprobación
y/o modificación del PAAC, así como de la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones, efectuar
las acciones necesarias con el objeto de planificar con la
debida anticipación los procesos de
selección que se convocarán durante el
correspondiente ejercicio presupuestal para la contratación
y/o adquisición de los bienes, servicios y obras requeridos
por la Entidad a fin de evitar tener que incurrir en
sucesivas modificaciones del PAAC.
Es
responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda,
y/o del órgano o funcionario encargado de la aprobación
y/o modificación del PAAC, así como de la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de la
Entidad, la ejecución de los procesos de selección
programados en su PAAC. Dicha dependencia deberá gestionar,
oportunamente, la aprobación de la realización de los
procesos de selección conforme a la programación
establecida en el PAAC, así como la designación de los
integrantes titulares y suplentes del Comité Especial que
se encargarán de la organización y conducción del proceso
de selección. Una
vez que se ha aprobado la realización del proceso y
designado al Comité Especial, la mencionada dependencia
entregará a este último todos los documentos en que
consten la descripción y especificaciones técnicas del
bien, servicio u obra a adquirir o contratar, el estudio de
mercado, así como toda la información técnica y económica
que pueda servir para el cumplimiento de su función. La
dependencia encargada de las adquisiciones o contrataciones
será designada conforme a las normas de organización
interna de cada Entidad o, en su defecto, en el instrumento
que apruebe el PAAC.
Es
responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda,
y/o del órgano o funcionario encargado de la aprobación
y/o modificación del PAAC, así como de la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones de la
Entidad, la supervisión de la elaboración, aprobación,
publicación, difusión, ejecución y demás aspectos del
PAAC regulados por la presente Directiva, sin perjuicio de
la que corresponde a la Oficina de Auditoría o Control
Interno de cada Entidad, conforme a las normas del Sistema
Nacional de Control. Al
finalizar cada ejercicio presupuestal, el titular de la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones
de la Entidad deberá elevar al Titular del Pliego o a la máxima
autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda,
un informe pormenorizado sobre cada uno de los aspectos
puntualizados en el párrafo precedente y, principalmente,
sobre la ejecución del Plan Anual, con descripción y
comentario de las actividades de los servidores,
funcionarios y dependencias encargadas de su cumplimiento. VII)
DISPOSICION FINAL La
presente Directiva entrará en vigencia a partir del primer
día hábil del ejercicio presupuestal correspondiente al Año
Fiscal 2004. ANEXO
Nº 1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Lima, diciembre de 2003
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