DIRECTIVA
Nº 014-2001-CONSUCODE/PRE
REGISTROS DE PROCESOS
DE SELECCIÓN Y SUS CONTRATOS
I. FINALIDAD.
Precisar la información sobre los
diferentes procesos de selección y sus respectivos contratos que deberá
contener el Registro de los Procesos de Selección y Contratos que tiene
a su cargo cada Entidad del Sector Público sujeta a la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado y definir las características de los formatos
que éstas deben remitir trimestralmente al Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, en cumplimiento de la normativa vigente.
II. OBJETO
Uniformar el contenido de la información
que deben remitir las Entidades, a efecto de implementar el Sistema de Información
sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado, que coadyuve al cumplimiento
de las funciones de las Entidades y del CONSUCODE.
III. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento
obligatorio por todas las Entidades del Sector Público comprendidas en
el artículo 2° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
IV. BASE LEGAL
-Texto Único Ordenado de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N°
012-2001-PCM.
-Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado
por Decreto Supremo N° 013-2001-PCM.
-Reglamento de Organización y Funciones del Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 021-2001-PCM.
V. DISPOSICIONES GENERALES
1. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo
46° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado y el artículo 10° de su Reglamento, las Entidades deben
llevar obligatoriamente, un registro de los procesos de licitación pública,
concurso público, adjudicación directa (pública y selectiva)
y adjudicación de menor cuantía, así como los contratos
derivados de éstos, denominado "Registro de Procesos de Selección
y Contratos".
2. El indicado Registro deberá mantenerse
actualizado mensualmente por la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad, debiendo indicar la situación en que se
encuentran los procesos de selección y, en su caso, el respectivo contrato.
3. Cuando los procesos de selección
sean realizados por los órganos desconcentrados u órganos funcionales
a que se refiere el artículo 9° del Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado, éstos deberán llevar el Registro en
la forma y oportunidad que establezca la Entidad, bajo los lineamientos dispuestos
en la presente Directiva. La información respectiva será entregada
al final de cada trimestre al órgano central para su consolidación
y posterior remisión al CONSUCODE.
4. La información que sirve de sustento
a los datos consignados en el Registro deberá ser archivada y conservada
en orden cronológico y correlativo hasta la terminación del contrato.
Culminado éste, la Entidad podrá utilizar cualquier otro medio
de conservación de información por el plazo de diez (10) años,
conforme lo dispuesto por el inciso m) del artículo 24° de la Ley
N° 26162 - Ley del Sistema Nacional de Control.
5. La información contenida en el
Registro de Procesos de Selección y Cotratos deberá ser remitida
trimestralmente al CONSUCODE dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a la finalización de cada trimestre, en la forma establecida
por la presente Directiva.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
1. Del Registro:
El Registro de los Procesos de Selección
y Contratos a cargo de las Entidades debe contener la información que
a continuación se detalla, la misma que será registrada en forma
ordenada, correlativa y sistematizada:
a)Número del proceso de selección;
b)Objeto del proceso, código y descripción;
c)Valor referencial del objeto del proceso y, en su caso, por ítem;
d)Tipo de moneda;
e)Fuente de financiamiento;
f)Fecha de la convocatoria;
g)Plazo efectivo de duración del proceso;
h)Nombre del contratista;
i)Lugar donde se efectuará la prestación;
j)Monto del contrato;
k)Valorizaciones aprobadas, de ser el caso;
l)Plazo contractual y plazo efectivo de ejecución;
m)Penalidades y sanciones consentidas o resueltas definitivamente;
n)Costo final; y
o)Otros datos que se consignan en los formatos que son parte de la presente
Directiva.
2. De la Remisión de Información:
La información contenida en el Registro
de los Procesos de Selección y Contratos a que se refiere el numeral
1 de las Disposiciones Específicas de la presente Directiva, deberá
remitirse trimestralmente al CONSUCODE, de acuerdo a los formatos especialmente
diseñados para el efecto y que forman parte de la presente Directiva
como Anexos N° 1, N° 2, N° 3 y N° 4, cada uno de los cuales
cuenta con su correspondiente Detalle Descriptivo de Reporte.
3. De los Formatos:
Los formatos a que se refiere el numeral
precedente son:
a)Formato RPS - Reporte de Procesos de
Selección (Anexo N° 1), en el que se consignará la información
de los diferentes procesos de selección, llevados a cabo por las Entidades
en el trimestre materia del reporte, con excepción de los de adjudicación
de menor cuantía.
b)Formato CMC - Consolidado de Adjudicaciones
de Menor Cuantía (Anexo N° 02), en el que se detallará la
información consolidada sobre las adjudicaciones de menor cuantía
llevadas a cabo por las Entidades.
c)Formato EXO - Reporte de Procesos de
Selección por exoneración y por declaración de desierto
(Anexo N° 04), en el que se registrará los datos correspondientes
a aquellos procesos de selección que, como consecuencia de un procedimiento
de exoneración o de declaración de desierto, se han realizado
a través de un proceso de adjudicación de menor cuantía.
d)Formato RCL - Reporte de Contratos (Anexo
N° 03), en el que se anotará la información de los contratos
derivados de los procesos de selección, desde su suscripción hasta
la liquidación de los mismos.
4. Las Entidades llenarán los formatos
antes señalados con los datos correspondientes al trimestre que se reporta,
aún cuando el proceso o el contrato se haya iniciado en trimestres anteriores.
5. Para mayor facilidad, los formatos antes
señalados se han diseñado en hojas de cálculo del programa
MICROSOFT Excel ver.95, los cuales se encuentran disponibles en la página
electónica del CONSUCODE: http:\\www.consucode.gob.pe. En este caso,
la información se remitirá en diskette acompañado de un
documento - reporte que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos
digitales, firmado por el Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa
de la Entidad o el funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad.
6.Los formatos mencionados con la información
correspondiente al Registro de los Procesos de Selección y Contratos,
serán remitidos al CONSUCODE dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes al término de cada trimestre.
7.La remisión de la información
regulada por la presente Directiva será de responsabilidad del Titular
del Pliego Presupuestario o de la máxima autoridad administrativa de
la Entidad, según corresponda.
8.Sin perjuicio de la responsabilidad del
Titular del Pliego Presupuestario, o en su caso, de la máxima autoridad
administrativa de la Entidad, la dependencia encargada de las adquisiciones
y contrataciones de la Entidad tendrá a su cargo el Registro de Procesos
y Contratos y será la responsable de administrar, registrar, controlar
y actualizar la información del Registro y de la elaboración y
llenado de los formatos.
9.La información proporcionada por
las Entidades, permitirá a CONSUCODE contar con una base de datos para
el Sistema de Información sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado,
así como cumplir con lo dispuesto por el artículo 7° del Decreto
de Urgencia N° 035-2001, referente al acceso ciudadano a información
sobre finanzas públicas.
10.Los formatos presentados por las Entidades
al CONSUCODE, tienen el carácter de declaración jurada y están
sujetas a las responsabilidades legales, y su simple presentación no
implica la convalidación o conformidad de las actividades reportadas
que no se ciñan a la presente Directiva.
11.En caso de detectarse omisión
en la presentación de la información, el infractor asumirá
la responsabilidad que le asiste, conforme a la normativa vigente, sin perjuicio
de ponerse el caso en conocimiento de la Contraloría General de la República.
VII. DISPOSICION FINAL
La presente Directiva es aplicable a la
información que deberá ser reportada a partir del segundo trimestre
del año 2001.
Lima, 03 de julio del 2001.