I.   OBJETO

Establecer el procedimiento, requisitos, atribuciones y responsabilidades para la administración del Fondo Fijo para Caja Chica del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE.

II.  FINALIDAD

 Racionalizar el uso del dinero en efectivo.

III. BASE LEGAL

• Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Tesorería – NGT- 06: “Uso del Fondo para Caja Chica” y NGT- 07: “Reposición Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica”.

• Resolución Directoral N° 045-99-EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería para el año Fiscal 2000.

• Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – NTC 230.10: “Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo”.

• Resolución N° 067-97-EF/93.0, que aprueba el Compendio de Normatividad Contable – Instructivo N° 1, Rubro 5, Numeral 2.2.

• Artículo 7º del Decreto Ley N° 26162 – Ley del Sistema Nacional de Control.

III. ALCANCE

La presente Directiva comprende al encargado del manejo para Caja Chica, Area de Tesorería, Gerencia de Administración y Finanzas y usuarios del Fondo.

IV. DISPOSICIONES

1.   El Fondo para Caja Chica está destinado a cubrir gastos menudos urgentes aperturados por razones de agilidad y costo en las operaciones del CONSUCODE. 

2.   El Fondo será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Gerente de Administración y Finanzas, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos. 

3.   El Fondo será asignado al Encargado único de su manejo del área de Tesorería, designado mediante Resolución del Gerente de Administración y Finanzas, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. 

4.   Los niveles de autorización de gastos con Fondos para Caja Chica, corresponden al Gerente de Administración y Finanzas y por delegación de éste al funcionario responsable de la ejecución del gasto.

5.   El Fondo Fijo para Caja Chica atenderá pagos en efectivo, cuando se trate de  gastos menudos y urgentes, tales como movilidad, refrigerios, fletes y otros gastos menudos, así como viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados.

El monto máximo para cada gasto será establecido mediante Resolución del Gerente de Administración y Finanzas.

En ningún caso se atenderá pagos mayores al límite señalado por la Gerencia de Administración y Finanzas, con la sola excepción de los autorizados por el Presidente del CONSUCODE.

6.   En forma excepcional, y atendiendo a la naturaleza de las respectivas funciones y adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, la Gerencia de Administración y Finanzas podrá establecer mediante Resolución, un Sub Fondo como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, para la atención de gastos menudos y urgentes de la Presidencia del CONSUCODE, con indicación del monto y la persona expresamente designada del manejo y custodia del mismo, que será distinta al Encargado Unico, para cuyo efecto se procederá a girar un cheque a su nombre hasta por el monto autorizado.

7.   La Unidad de Tesorería podrá girar Cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el Fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho período.

La reposición del monto del Fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo el  60% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentos debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa evaluación y calificación por el Gerente de Administración y Finanzas, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en la planilla resumen y en el comprobante de pago.

La Unidad de Tesorería procederá, previa verificación, a reponer el monto del Fondo dentro de las cuarentiocho (48) horas de aprobada la reposición.

8.   La Resolución aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica que expida la Gerencia de Administración y Finanzas, contendrá:

-    Nombre del Encargado Unico de su manejo.

-    Nombre de la(s)  persona(s)  a quienes se encomienda el manejo de parte del Fondo asignado al encargado Unico.

-    El monto máximo del Fondo.

-    El monto máximo de cada pago en efectivo.

-    El tipo de gastos a ser atendidos con el Fondo.

-    La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

9.   Como mecanismo de control, se efectuará arqueos periódicos y  sorpresivos del Fondo, dejándose constancia escrita, la cual deberá ser firmada por el Encargado y la persona que realiza el arqueo por disposición del Gerente de Administración y Finanzas.

10.  Todo desembolso deberá estar respaldado por el comprobante o documento que muestre los requisitos establecidos por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT, planillas de viáticos y Declaración Jurada de acuerdo a  Ley, con el visado autorizado.

11.  El documento que se atienda en forma provisional deberá ser liquidado dentro de las 48 horas siguientes de la fecha del desembolso.

La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo requerimiento del Fondo Fijo hasta que efectúe la liquidación correspondiente.

12.  El Encargado Unico debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en un Libro de Registro a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.

13.  Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicará por escrito al Gerente de Administración y Finanzas para la acción correctiva correspondiente.

14.  La Gerencia de Administración y Finanzas queda facultada a establecer un   Sub Fondo en Sencillo reembolsable diariamente del Fondo Fijo para Caja Chica para el normal funcionamiento del área orgánica de Caja.

15.  El Organo de Auditoria Interna se encargará de verificar el cumplimiento de la presente Directiva, informando al Titular del Pliego.

Jesús María, setiembre del 2000